Kyocera ha presentado KYOfactura Proveedores a la que han denominado como la primera solución integral de digitalización certificada de facturas, con la que quieren ofrecer a las empresas un producto que incluye las tres fases del proceso: el hardware, el proceso de certificación y el software de gestión.

Hasta ahora, las empresas tenían la obligación legal de conservar las facturas de los últimos cinco años en papel para posibles inspecciones por parte de Hacienda. Esto supone el inconveniente de manejar y almacenar grandes cantidades de papel en sus propias oficinas

Ahora, surge la oportunidad de guardar las facturas en formato digital y destruir los documentos en papel, con todos los beneficios de ahorro de costes, tiempo y espacio que esto conlleva.

BENEFICIOS DE LA DIGITALIZACION CERTIFICADA DE FACTURAS

Ahorro de tiempo
En un proceso manual de gestión de facturas en papel, el tiempo que un empleado tarda en gestionar un documento es de 13 minutos, e implantando la solución de digitalización certificada, sería de 3 minutos

Ahorro de costes y optimización de espacio físico
En una empresa con un volumen de 300 facturas mensuales recibidas, se dedican aproximadamente 5 m2 para su archivo. Con la factura digital, este espacio se podría utilizar para otras cosas porque el archivo se podría almacenar en una carpeta compartida en red

Inexistencia de riesgo de extravío de documentos
Al no tener que manejar documentos en papel, no existe riesgo de extravío de facturas. La factura se digitaliza y se almacena en una base de datos de forma automática. El documento queda fácilmente localizable mediante sistemas de búsqueda avanzada

Facilidad y rapidez en la localización de facturas
Las facturas son localizadas en cuestión de segundos. El sistema permite realizar búsquedas por cualquiera de los textos que incluye un documento. Se puede buscar por CIF, por número de factura, por importe, por concepto, etc

Optimización de los recursos técnicos
Utilizar un equipo multifuncional supone disponer de un equipo capaz de realizar múltiples tareas, además de la digitalización certificada, como imprimir, copiar, enviar y recibir faxes, etc.

BENEFICIOS DE LA SOLUCION KYOfactura PROVEEDORES

La única solución ‘llave en mano’ e integral
La solución de Kyocera es la única que incluye todos los elementos necesarios para realizar la digitalización certificada de una forma sencilla, en un único equipo. Además, el cliente cuenta con un único proveedor a lo largo de todo el proceso de venta, instalación y mantenimiento

Certificado exclusivo opcional
El certificado exclusivo es específico para la factura electrónica, evitanto de esta forma un uso indebido de éste; es decir, que se emplee para firmar otro tipo de documentos

Controlador de digitalización integrado
Proporciona seguridad en cuanto a que nadie pueda eliminar o alterar el sistema, así como la información alojada en la base de datos que alberga el controlador

Sellado de tiempo opcional
El ‘time stamping’ o sellado de tiempo es el complemento a la seguridad que ofrecen los certificados digitales. Mediante la aplicación del sellado de tiempo se garantiza el momento exacto en que la firma de un documento se produjo

Cumplimiento de todos los requerimientos legales por parte del software
El software cumple al cien por cien con los requerimientos legales marcados por la Agencia Tributaria para hacer digitalización certificada